Die Anschaffungskosten sind zu aktivieren, wenn es sich nicht um ein geringwertiges Wirtschaftsgut handelt. Der Kopierer ist dann über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 7 Jahren linear oder nach Maßgabe der Leistung abzuschreiben. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ergibt sich aus der amtlichen AfA-Tabelle.

Im Jahr der Anschaffung darf die lineare AfA nur zeitanteilig mit 1/12 des Jahresbetrages für jeden angefangenen Monat in Anspruch genommen werden, bei der Abschreibung nach Maßgabe der Leistung nur der auf die Monate der Nutzung entfallende Teil der Kosten.

Die Abschreibungen eines Kopierers werden auf das Konto „Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne AfA auf Kfz und Gebäude) (SKR03: 4830 – SKR04: 6220)“ gebucht.

Abschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut:

Nach § 6 Abs. 2 EStG können Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis zu 800 EUR (bis 31.12.2017: bis zu 410 EUR) netto sofort abgeschrieben werden. Die Buchung erfolgt auf das Konto "Sofortabschreibung GWG (SKR03: 4855 - SKR04: 6260)".

Alternativ kann für geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten über 250 EUR (bis 31.12.2017: 150 EUR) bis 1.000 EUR auch ein Sammelposten gebildet werden. Die Abschreibung wird dann auf das Konto "Abschreibung auf den Sammelposten Wirtschaftsgüter (SKR03: 4862 - SKR04: 6264)" gebucht. Es besteht ein Wahlrecht.