Aufbewahrungs­fristen & Fristentabellen

Die Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen aufbewahrt werden, § 146 AO. Handelsrechtlich ergibt sich die Aufbewahrungspflicht aus §§ 257 Abs. 1, 261 HGB. Die jeweiligen Aufbewahrungsfristen ergeben sich im Wesentlichen aus § 147 AO, handelsrechtlich aus § 257 Abs. 4 HGB. Die Aufbewahrung von Rechnungen ist in § 14b UStG speziell geregelt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen Unterlagen nur noch dann aufbewahrt werden, wenn diese für eine begonnene Außenprüfung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungsverfahren, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung etwaiger Anträge gegenüber dem Finanzamt von Bedeutung sind. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Achtung: Der Jahresabschluss wird (frühestens) im Folgejahr erstellt, so dass die Frist zur Aufbewahrung der relevanten Unterlagen erst mit Ablauf des Jahres der Erstellung beginnt.

Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanzen und Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben (Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2, 77 Abs. 2 S. 1 Zollkodex), die im Original aufzubewahren sind, dürfen auf Mikrofilm oder Datenträger abgespeichert werden. Bei der digitalen Archivierung von Ausfuhrbelegen gem. § 147 Abs. 2 AO ist zu beachten, dass Originalbelege mit Dienststempelabdrucken, die Farbpigmentierungen enthalten, nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vernichtet werden dürfen.

Bei Handels- und Geschäftsbriefen sowie bei Buchungsbelegen muss sichergestellt sein, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt, ansonsten ist die inhaltliche Wiedergabe ausreichend. Soweit Unterlagen im Original aufzubewahren sind, sind diese vor Feuer, Wasser bzw. Feuchtigkeit zu schützen. Digital archivierte Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein und vom Unternehmer lesbar gemacht werden können, § 146 Abs. 5 S. 2 AO, § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO; § 261 HGB. Bei elektronischen Rechnungen, die bis zum 30.06.2011 mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein mussten (oder im EDI-Verfahren versandt wurden) ist darauf zu achten, dass der Rechnungsempfänger auch das Zertifikat, den Signaturprüfschlüssel und das Prüfprotokoll zu archivieren hat. Der Aussteller der Rechnung muss ein Doppel der versandten elektronischen Rechnung in elektronischer Form sowie das Zertifikat archivieren. Bei der elektronischen Archivierung sind die Regelungen der GDPdU zu beachten.

Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten führt dazu, dass der steuerlichen Beweispflicht nicht genüge getan werden kann und damit die Besteuerungsgrundlage vom Finanzamt geschätzt wird. Auch drohen – je nach Einzelfall – empfindliche Geldbußen oder Freiheitsstrafen.

Neben den steuerlichen oder handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen ergibt sich für den Rechtsanwalt eine weitere Aufbewahrungspflicht aus § 50 Abs. 2 BRAO, wonach er seine Handakten noch fünf Jahre nach Beendigung des Auftrags aufzubewahren hat, es sei denn, er hat den Auftraggeber aufgefordert, die Handakten in Empfang zu nehmen und der Auftraggeber ist dieser Aufforderung nicht innerhalb einer Frist von einem halben Jahr nach Erhalt der Aufforderung nachgekommen. Empfehlenswert ist allerdings die Aufbewahrung der Handakten für mindestens 10 Jahre.