Multifunktionsgeräte sind mit ihren Anschaffungskosten zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer linear gem. § 7 Abs. 1 EStG abzuschreiben. Zur Anschaffung von Kombinationsgeräten siehe das Schlagwort „Kombinationsgeräte, Anschaffung“.

Die amtliche Abschreibungstabelle sieht für ein Fax, einen Drucker und Scanner und einen Kopierer unterschiedliche Nutzungsdauern vor. Daher stellt sich spätestens beim Jahresabschluss die Frage, wie das Kombinationsgerät abgeschrieben werden soll.

Das Multifunktionsgerät beinhaltet nicht nur mehrere Funktionen, sondern davon abhängig auch mehrere unterschiedliche Nutzungsdauern.

Da das Kombinationsgerät trotz der unterschiedlichen Funktionen ein einheitliches Gerät ist, muss sich der Steuerpflichtige für eine Nutzungsdauer entscheiden. Der BFH hat im Urteil vom 19.02.2004 die selbstständige Nutzung an der jeweiligen Funktion festgemacht. Bei der Festlegung der Nutzungsdauer ist ebenso zu verfahren. Es wird eine Funktion ausgewählt und danach die Nutzungsdauer bestimmt.

Wurde das Multifunktionsgerät im Lauf eines Jahres angeschafft, können die Abschreibungen nur zeitanteilig beansprucht werden. Das ist 1/12 der Jahresabschreibung pro angefangenem Monat.

Die Abschreibungen eines Kombinationsgerätes werden auf das Konto „Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne AfA auf Kfz und Gebäude) (SKR03: 4380 – SKR04: 6220)“ gebucht.

Abschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut:

Nach § 6 Abs. 2 EStG können Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis zu 800 EUR (bis 31.12.2017: bis zu 410 EUR) netto sofort abgeschrieben werden. Die Buchung erfolgt auf das Konto "Sofortabschreibung GWG (SKR03: 4855 - SKR04: 6260)".

Alternativ kann für geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten über 250 EUR (bis 31.12.2017: 150 EUR) bis 1.000 EUR auch ein Sammelposten gebildet werden. Die Abschreibung wird dann auf das Konto "Abschreibung auf den Sammelposten Wirtschaftsgüter (SKR03: 4862 - SKR04: 6264)" gebucht. Es besteht ein Wahlrecht.