Die Anmietung von Büroräumlichkeiten vom Arbeitgeber beim Arbeitnehmer bietet praktische und steuerliche Vorteile.

Solche Mietvertragsgestaltungen erkennt das Finanzamt an, wenn es überzeugende betriebliche Gründe für ein externes Büro des Mitarbeiters im eigenen Hause gibt.

Inhaltlich, aber auch in formaler Hinsicht muss alles wie unter fremden Dritten vereinbart sein: Es muss sich um ein echtes Mietverhältnis wie zwischen „normalen“ Vermietern und Mietern handeln. Es muss schriftliche und klare Absprachen geben.

Mit dem Mitarbeiter stattdessen zu vereinbaren, dass er vom Arbeitgeber einen Bürokostenzuschuss bekommt, ist steuerlich riskant. Denn die Finanzverwaltung wird in solchen Zuschusszahlungen in aller Regel steuerpflichtigen Werbungskostenersatz sehen.

Mietaufwand für betrieblich genutzte Räumlichkeiten – auch dann, wenn sie beim Mitarbeiter angemietet sind – werden auf das Konto „Mietaufwand (unbewegliche Wirtschaftsgüter) (SKR03: 4210 – SKR04: 6310)“ gebucht. Falls vom Arbeitnehmer als Vermieter Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wird, kann daraus der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Die Buchung erfolgt auf das Konto „Abziehbare Vorsteuer (SKR03: 1576 – SKR04: 1406)“.