Von Erhaltungsaufwand spricht man im Fall von Aufwendungen für die laufende Instandhaltung und Instandsetzung sowie Wartung eines Vermögensgegenstandes. Verursacht werden diese Aufwendungen durch den natürlichen Verschleiß eines Wirtschaftsgutes.

Zu Erhaltungsaufwendungen gehören beispielsweise Aufwendungen für die Erneuerung bereits vorhandener Teile, Einrichtungen und Anlagen, die zur Aufrechterhaltung bzw. Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft führen.

Erhaltungsaufwendungen können sofort als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die Buchung erfolgt auf das jeweilige Aufwandskonto, z.B. auf das Konto „Instandhaltung betrieblicher Räume (SKR03: 4260 – SKR04: 6335)“, „Reparaturen und Instandhaltung von technischen Anlagen und Maschinen (SKR03: 4800 – SKR04: 6460)“ oder „Wartungskosten für Hard- und Software (SKR03: 4806 – SKR04: 6495)“.

Die in der jeweiligen Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer wird auf das Konto „Abziehbare Vorsteuer (SKR03: 1576 – SKR04: 1406)“ gebucht.