Gegenstände, die schon ihrer Art nach einer Berufstätigkeit zu dienen bestimmt sind, können Betriebsbedarf sein. Hierzu gehören z.B. Arbeitsmittel, die zur Erledigung beruflicher Aufgaben dienen. Derartige Gegenstände haben Hilfsfunktion, bilden aber selbst nicht die Erwerbsgrundlage. Beispiele für Betriebsbedarf sind Büromaterialien, Arbeitskleidung, Werkzeuge und Kleingeräte, Fachliteratur etc.

Die Kosten für Betriebsbedarf können als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Gegenstände, die auch im Rahmen der allgemeinen Lebensführung nutzbar sind, können Einzelunternehmern bei der Zuordnung zu den betrieblich veranlassten Ausgaben Probleme bereiten. Nach der Rechtsprechung können derartige Gegenstände nur dann im Einzelfall der Ausübung der Erwerbstätigkeit dienen, wenn sie nach ihrer Zweckbestimmung dazu bestimmt sind und eine private Mitbenutzung nur von untergeordneter Bedeutung ist.

Betriebliche veranlasste Aufwendungen für Betriebsbedarf sind zu 100 % als Betriebsausgaben abziehbar. Die in den einzelnen Beträgen enthaltene Umsatzsteuer kann als Vorsteuer von der Umsatzsteuerschuld abgezogen werden. Aufwendungen, die als Betriebsausgaben abgezogen werden, müssen durch Belege nachgewiesen werden können. Der Betriebsprüfer kann die Vorlage dieser Belege verlangen, wenn Zweifel bestehen, ob Betriebsausgaben in der angegebenen Höhe entstanden sind oder wenn er die Absicht hat, die Korrektheit der Buchführung durch Stichproben zu kontrollieren.

Wird der Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, können die Aufwendungen als Betriebsausgaben im Zeitpunkt der Zahlung abgezogen werden. Wird der Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich (Bilanzierung) ermittelt, werden die Aufwendungen zu dem Zeitpunkt, in dem sie in Rechnung gestellt werden, gebucht.