Unter Entnahmen versteht man die Überführung von Gegenständen oder Geld aus dem Betriebsbereich in den Privatbereich. Bei Einlagen werden Gegenstände oder Geld zunächst privat und dann betrieblich genutzt. Diese Vorgänge führen zu einer Verminderung bzw. zu einer Vergrößerung des Eigenkapitals.

Abhängig davon, ob Barbeträge oder Sachleistungen aus dem Unternehmen für private Zwecke entnommen werden, können sich unterschiedliche Auswirkungen sowohl auf den Gewinn als auch auf die Umsatzsteuer ergeben. Die Entnahme von Barbeträgen, z.B. für den eigenen Lebensunterhalt, wirkt sich grundsätzlich nicht auf den Gewinn aus. Die Entnahme von Barbeträgen aus der Kasse oder vom Bankkonto wird in der Buchführung auf das Konto „Privatentnahmen allgemein“ (SKR03 #2100-2129 | SKR04 #1800-1809)“ gebucht.

Auch die zweckgebundene Entnahme von Barbeträgen, z.B. für die private Einkommensteuer, für private Versicherungen usw., wirken sich nicht auf den Gewinn aus. Handelt es sich jedoch um Sach-, Nutzungs- und Leistungsentnahmen, ergeben sich in der Regel steuerliche Auswirkungen.

Wenn betriebliche Aufwendungen mit privaten Mitteln bezahlt werden, wird eine Bareinlage getätigt. Wenn ein Wirtschaftsgut, das bisher privat genutzt wurde, nunmehr für betriebliche Zwecke genutzt wird, wird das Wirtschaftsgut ins Betriebsvermögen eingelegt. Die Einlage von Barbeträgen, Sachen oder Nutzungen wird in der Buchführung auf das Konto „Privateinlagen“ (SKR03 #2180-2199 | SKR04 #1890-1899) gebucht. Welches Gegenkonto verwendet wird, hängt jeweils davon ab, welchem Bereich die Privateinlage zuzuordnen ist.